Le segreterie amministrative della istituzioni scolastiche hanno l’importante e delicato compito di creare e custodire singoli fascicoli personali per ognuno dei dipendenti in servizio.
Si potrebbe dire che i fascicoli personali contengono la storia del personale scolastico, infatti vi devono essere conservati (cfr. art.24 e ss. del D.P.R. 686/1957) tutti i documenti che la descrivono, in particolare: dati anagrafici, fiscali e coordinate per accredito stipendio; titoli di studio e professionali, attestati di formazione; contratti di lavoro a tempo determinato e indeterminato con l’amministrazione scolastica; documentazione relativa al passaggio di ruolo, atti inerenti il periodo di prova, decreto di conferma in ruolo, richieste di ricostruzione di carriera; documentazione inerente la tipologia e la durata delle assenze; procedimenti disciplinari; stato matricolare; atti inerenti mobilità e distacchi sindacali; incarichi ottenuti dall’istituzione scolastica; domande di riscatto e ricongiunzione di servizi, documentazione relativa al pensionamento.
Ai fini della gestione e conservazione dei fascicoli personali, e dei dati in essi contenuti, ci si deve attenere a quanto dettagliatamente previsto nella vigente normativa (D. lgs. 196/2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali; Regolamento UE 2016/679 – GDPR; D. Lgs. 82/2005 – Codice dell’amministrazione digitale; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico”; D.P.R. 445 del 20 dicembre 2000 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; D.P.C.M. del 13 novembre 2014 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione; Circolare del M.I.B.A.C. n. 44/2005).
In caso di trasferimento del dipendente in altra sede di servizio, i fascicoli vengono trasmessi agli uffici amministrativi della nuova sede, con una dettagliata lettera di accompagnamento. La nuova scuola dove il dipendente presta servizio quindi, se necessario, dovrà richiedere alle precedenti Istituzioni Scolastiche, la trasmissione (in genere a mezzo posta) del fascicolo personale. Tale trasmissione è indispensabile per emanare i provvedimenti che, di volta in volta, possono risultare necessari al dipendente fino al termine della carriera.
Le istituzioni scolastiche stanno procedendo alla progressiva digitalizzazione dei documenti che, nel tempo, consentirà una custodia ed una trasmissione più sicura e rapida. Infatti la norma prevede che “Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui e’ possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge” (DPR 445/2000 art. 9).
Il dipendente scolastico ha il diritto di prendere visione e ottenere copia di quanto contenuto nel proprio fascicolo personale (cfr. art.22 e ss della L. 241/90). L’esempio tipico di tale diritto è la richiesta del certificato di servizio; ricordiamo, tuttavia, che “Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare” (DPR 445/2000 art. 48). I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dalla pubblica amministrazione consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.
